Концепция выставочной деятельности Университета

Добавлена: 15 апреля 2010 года, 15:29:18

Участие Университета в выставочной деятельности (далее ВД) в современных условиях возможно и необходимо при условии осмысленного и планомерно подготовленного набора мероприятий, повышающих эффективность каждой конкретной выставки. Для выработки таких мероприятий необходимо детально проанализировать основные этапы ВД.

Планирование ВД на очередной год включает:

  1. Сбор информации о выставочных мероприятиях на планируемый год;
  2. Определение соответствия тематики Университета этим выставкам;
  3. Формулировка целей участия в каждой выставке;
  4. Анализ возможности участия по следующим параметрам: наличие готового выставочного материала, наличие финансовых ресурсов, возможность использования требующихся кадров, наличие времени на подготовку.

Подготовительный этап ВД предусматривает:

  1. Рассылку информации о выставке по подразделениям Университета;
  2. Оповещение партнеров об участии Университета в выставке;
  3. Сбор и анализ ответной информации;
  4. Формулирование цели и планирование результата выставки;
  5. Принятие решения об участии в выставке;
  6. Проведение мероприятий для участия в выставке: подготовка финансовых и товарных документов, оформление рекламных и демонстрационных материалов, подготовка специалистов по работе на выставке, отправка выставочного груза, командирование участников выставки.

Проведение выставочного мероприятия включает:

  1. Транспортировку выставочного груза в павильон;
  2. Монтаж выставочной экспозиции в павильоне;
  3. Работу представителей Университета на стенде:
  4. общение с посетителями выставки, демонстрация рекламных роликов, демонстрация действующих образцов экспозиции, организация и проведение презентации разработок, передача рекламных материалов, обмен базами данных с партнерами, подготовка к подписанию соглашений, договоров, контрактов;
  5. Демонтаж экспозиции и отправка выставочного груза;
  6. Отъезд участников выставки.

Послевыставочный период предусматривает:

  1. Подготовку отчета о результатах выставки и его утверждение;
  2. Анализ результатов выставки и выработка предложений по их улучшению,
  3. Оценка эффективности выставочного мероприятия,
  4. Контроль выполнения принятых договорных обязательств,
  5. Получение и хранение выставочных грузов,
  6. Обновление рекламных выставочных материалов и экспонатов,
  7. Размещение на сайте и в печати результатов выставки,
  8. Обучение специалистов по выставочной работе